#1 Legyen mindig tiszta az iroda és az asztal
A rendteremtéshez kívülről befelé kell haladni. Ebben a kontextusban ez azt jelenti, hogy az irodád külső környezete hatással van a kollégáid elméjére. Ez lehet, hogy elsőre misztikusan, vagy inkább hihetetlenül hangzik, de számos kutatás kimutatta már, hogy ahol kaotikusak a munkakörülmények, ott a munkamorál és a hatékonyság is sokkal rosszabb.
Cégvezetőként pedig neked kell példát mutatnod azzal, hogy rendszeresen takarítjátok az irodát. (Hiszen egy rendetlen irodavezető nem várhatja el a kollégájától, hogy rendben tartsa az asztalát, miközben ő nem tart rendet a környezetében, nem igaz?)
Ráadásul, ha nagyobb a káosz, és nincs meg mindennek a maga helye, akkor rengeteg fölösleges időt pocsékoltok el azzal, hogy például a nyomtatópapírt keresitek, vagy épp a bélyegzőt.
A rend pedig a rendszerezéssel kezdődik: épp ezért kell organizálni.
#2 Organizálj
Legyenek külön irattartó dossziék az egyes dokumentumoknak, ezeket pedig még tovább lehet vinni: célszerű például a szerződéseket oldaljelölőkkel is megjelölni (például A-betűvel kezdődő ügyfelek satöbbi). Így sokkal könnyebben megtaláljátok azt, amit kerestek.
Az is fontos, hogy az iroszerek egy helyen legyenek, valamint hogy mindig legyen pót toll arra az esetre, ha esetleg a teljes iroda összes írószere egyszerre fogyna ki. (Valószínűtlen, de Murphy törvénye alapján a legrosszabbra is fel kell készülnöd.)
A különböző irodaszereknek, bélyegzőknek satöbbi kell egy központi hely, ahol mindig mindenki megtalálja őket. Nem is hinnéd, hogy az ilyesfajta apróbb dolgokkal mennyi értékes időt lehet megtakarítani!
Ajánlott termékek: asztali rendszerezők, írószertartók; iratrendező mappák
#3 Mindig tudd, mi fog történni
A falinaptárak mindig is fontos elemét képezték egy-egy iroda életének: legyen szó akár egy fontos megbeszélésről, egy kollégád szülinapjáról vagy épp egy csapatépítőről. A falinaptár mellé pedig határidőnaplókat is biztosíthatsz a kollégáidnak, amiben mindig nyomon tudják követni az épp aktuális feladatokat.
Már egy ilyen apró dolog is hihetetlen mértékben képesk motiválni, és növelni a produktivitást.
#4 Dobd fel az irodai környezetet
Az unalmas, egyhangú, vagy visszatetsző irodai környezet szintén visszavesz a produktivitásból. Nem kell nagy dolgokra gondolni: legyen minél több természetes fény, néhány virág, növény (erről néhány bekezdéssel lejjebb részletesen is írunk), illetve sok esetben elég néhány poszter, vagy vászonkép is, esetleg egy stílusos futószönyeg.
Ajánlott termékek: poszterek és vászonképek
#5 Milyen a jó irodai világítás?
Fontos, hogy megfelelő színhőmérsékletű irodai világítást válassz a munkahelyedre: a legjobb ebből a szempontból ha fehér, nappali fehér vagy semleges fehér fény közül választasz.
Szintén fontos az asztali megvilágítás is, hiszen sok esetben ez a központi fényforrás. Olyan lámpát kell ebben az esetben vásárolni, ami állítható, és lehetőleg 40-50 centiméter magasság közötti.
Ajánlott termékek: izzók, fénycsövek
#6 Engedd be a friss levegőt
Végeztek egy nagyon érdekes amerikai kísérletet, ahol 24 szellemi dolgozót tanulmányoztak; és a tudtukon kívül szellőztették a helyiséget, úgy hogy minden mást változatlanul hagytak.
A résztvevők információs és döntéshozatali pontszámai 183%-kal magasabbak voltak, mint a szellőztetés előtt, illetve a stresszhelyzetre adott reakcióik is 172%-kal növekedtek.
Az amerikai kísérletben átlagosan 6500 dollár/fő/év plusz bevételt jelentett a cégnek csupán azért, mert szellőztettek, nem számítva az egyéb előnyöket, mint például a csökkent hiányzásokat. A friss levegő ugyanis erősíti az immunrendszert is.
Szóval mindenképp megéri többet szellőztetni, vagy ha a zsúfolt belvárosban van az iroda, akkor egyéb módon eljuttatni a friss levegőt a dolgozókhoz.
#7 Ültess növényeket
A növények több szempontból is jót tesznek a munakhelyi környezetnek. Egyrészt önmagában a zöld, a természet látványa ösztönösen beindítja az emberekben az endorfin (boldogsághormon) termelődését, másrészt pedig magát a környezetet is nagymértékben feldobja.
Arról nem is beszélve, hogy a növények megszűrik a káros anyagokat (többek között a szén-dioxidot és a szén-monoxidot) és helyettük oxigént juttatnak a levegőbe.
Ajánlott termékek: kaspók, vázák
+1 Kommunikálj
Végül, de nem utolsósorban mindenképp érdemes megemlíteni a kommunikáció fontosságát. A legtöbb irodában ugyanis pont ennek hiánya okozza a legtöbb problémát. Legyél következetes, és várd el ugyanezt a kollégáidtól is.
